新奥能源内部会议组织经验分享

2025-04-04 23:42  4

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# 新奥能源内部会议组织经验分享 ## 1. 会前筹备 ### 1.1 明确会议客户和客户价值 #### 客户需求:确保会议活动是针对客户需求开展。 #### 会议价值:通过会议为客户解决的问题或创造的价值。 #### 会议通知:所有会议都必须为客户创值,没有客户穿透的会议就是没有价值的会议。 ### 1.2 会议信息确认 #### 1.2.1 确定会议时间 ##### 提前一周确认:避免与其它重要节点或重大活动冲突。 #### 1.2.2 确定参会人员 ##### 基于会议内容:明确其与会议讨论内容关联的角色和价值,杜绝无关人员陪会。 #### 1.2.3 确定主持人 ##### 选择合适主持人:对会议内容有全面深入了解的相关负责人,负责会议节奏控制。 #### 1.2.4 确定汇报人 ##### 汇报类型会议:需提前确定汇报人员。 #### 1.2.5 确定会议地点 ##### 提前预定场地:根据参会人员规模,匹配会议规格和参会人数。 ##### 涉密会议管理:会议录制、远程参会需审批,加强保密管理。 ### 1.3 会前准备 #### 1.3.1 会议通知 ##### 内容包括:地点、时间、主持人、参加人员、会议议程、注意事项。 ##### iCome会议产品:规范填写会议信息,书面形式按模板填写。 #### 1.3.2 会议邀请 ##### iCome发布邀请:注意一键邀请参会人员,连接客户及填写会议价值。 #### 1.3.3 确认出席状况 ##### 最终出席名单:会议开始前2天确认,形成出席报告单,准备座次图。 ##### 请假报备:告知参会人员完成请假和报备。 ##### 主持人、汇报人变更:及时通知组织方及与会领导。 #### 1.3.4 材料准备 ##### 模板准备:提前准备好汇报模板,提醒相关人员准备材料。 ##### 材料检查:确保汇报内容符合要求,保密提醒,LOGO选用,会议软件不遮挡演示材料。 ##### 材料替换:原则上不允许临时替换,特殊情况需检查内容正确性。 #### 1.3.5 布置会场 ##### 会场环境检查: ###### 灯光:照明良好,灯罩干净。 ###### 桌椅:正常使用,清洁无尘土,摆放整齐。 ###### 窗户:正常关闭,玻璃亮泽。 ###### 门:正常关闭,门轴正常,门面干净。 ###### 墙面地面:墙面无灰尘、蜘蛛网,地面干净,地毯无茶渍。 ###### 垃圾桶:垃圾不超过三分之二位置,表面干净。 ###### 空调:夏季24℃-26℃,冬季20℃-24℃,提前半小时打开空调扇。 ###### 空气:提前巡视会议室和周边环境,发现异味及时处理。 ###### 噪声:会前半小时观察会场周围噪音,协调相关人员。 ###### 蚊蝇:会前处理蚊蝇,备粘蝇板。 ##### 设备准备:笔记本电脑、投影、白板、座位牌、茶水、矿泉水、激光笔、翻页器、录音笔、备用电脑、会议议程、出席报告单、汇报材料、电子计时器。 ##### 设备调试:会议开始前半小时进行设备调试,远程环境测试,IT运维人员驻场保障。 ## 2. 会中组织 ### 2.1 引领参会人员入场 #### 会议开始前20分钟:根据参会名单引领参会人员入场,记录到达情况,联系未到会场领导。 ### 2.2 会议录制 #### 重要会议录制:打开iCome会议录制、云保存,录制过程不间断,会后发送录屏。 ### 2.3 中场休息 #### 2小时以上会议:建议安排10分钟中场休息,休息结束关注参会人员按时归位。 ### 2.4 会场动向关注 #### 全程关注:会场环境、会议资料、参会人员、会议设备等突发情况,及时协调解决问题。 ### 2.5 会议服务 #### 蓄水服务:会议服务人员间隔20-25分钟进行蓄水。 ## 3. 会后沉淀 ### 3.1 整理会议纪要 #### 72小时内形成纪要:整理编写重点关注核心角色的决策事项,做好指令督办传达。 #### 会议纪要发布:通过iCome发布,报核心领导审阅。 ### 3.2 督办决策指令 #### 筛选会议指令:明确完成标准、责任人与时间节点,发布会议指令。 #### 责任人反馈:按照指令要求推进工作,反馈阶段性和最终完成情况。 ### 3.3 复盘总结不足 #### 召开复盘会:总结纠偏,梳理工作流程中不足之处及改进应对措施。 ### 3.4 沉淀会议能力 #### 典型会议场景:梳理并体系化会议流程及经验,提升会议管理能力。
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